アウトルックエクスプレス アドレス帳の利用方法と活用(フォルダによる分類とグループ登録機能の使い方)

 

1、新規作成時にアドレス帳から宛先を入力する

・新規作成をクリックして、メール作成画面を出します。

・下図のように宛先をクリックします。

・左の欄から、メールを送る相手をクリックして選択(反転させる)して、下図のように宛先をクリックします。

・右のメッセージの受信者欄に送信する相手が表示されます。

・通常は、これで、下部の「OK」をクリックして、宛先の入力を終えますが、同じ内容のメールを複数の人に送る場合は、同様の操作で、複数の人に同時におくることもできます。

・宛先の選択が終わったら、下部のOKをクリックすると宛先が入力されるので、引き続き、件名・本文を入力してメールの作成をします。

※ 宛先欄には、実際のメールアドレスではなく、アドレス帳で登録してある姓名が表示されますが、送信されるときにはキチンとしたメールアドレスに変換されます。

参考

・宛先の下のCCは、カーボンコピーの略で、ビジネス用途向けのものです。このような用件のメールを送ったということを上司や関係者へメールのコピーを送って確認してもらう用途で使います。CCを誰に送ったかということは、宛先側にも表示されるので、この用件を誰と誰が知っているかということを実際の受信者へも知らせることが出来ます。

・また、CC欄に自分の宛先があることで、自分宛ではなく、確認のためのコピーであることが分かります。

・BCCは、ブラインドカーボンコピーの略で、この場合は、宛先側にはコピーを送信したことを伝えません。

・BBCは、複数の顧客へお知らせメールなどを送るときに使用することが多い機能です。宛先欄やCC欄に複数のメールアドレスを入力して、送信すると、受信した側にも、誰と誰に送信したかや同時に送信した相手のメールアドレスまで伝えてしまいます。これでは、個人情報をばらまいてしまい、信用問題にもなります。

BCC欄に入力した、複数のメールアドレスは相手に伝わらないので、同時に送信したメールアドレスを受信者へ伝えないで、1通のメールを複数の宛先に送信することができます。

なお、メールのルールとして、BCCのみでなく、宛先欄にもアドレスの入力が必要ですが、通常、宛先欄には自分自身メールアドレスを入力しておくのが定石です。こうすることで、控えが自分自身にも送られるので、送信確認にもなります。

 

2、グループ登録

■ アドレス帳も登録数が増えると目的の人を捜しにくくなりますし、よく使う人は限られているので、フォルダを作成して分類すると便利になります。

・上部のアドレス帳をクリックして、アドレス帳を起動します。

・下図のように上部メニューから、ファイル→フォルダの作成を選択します。

・分類するためにフォルダの名前を付けて、OKをクリックして、フォルダを作成します。

・一度作成したフォルダ名の変更する場合は、該当のフォルダを右クリックして、プロパティをクリックすると変更ができます。

★ワンポイント

・アドレス帳には最初から「共有の連絡先」と「メインユーザーの連絡先」と言うフォルダがあります。これは、Outlook Expressを複数のユーザーで切り替えて使う場合に利用するものです。

・ひとりで使う場合は、「メインユーザーの連絡先」を使いますが、ユーザーの追加を行うとその人専用の連絡先フォルダが作成され、ユーザー切り替えを行うと、アドレス帳にはその連絡先フォルダが表示されます(メインユーザーの連絡先は表示されません)。

・すなわち、ユーザー毎に独立したアドレス帳が利用できる訳です。追加したユーザーも参照したい人のアドレスが有る場合、すなわち、複数のユーザーで使いたいアドレスデータがある場合に「共有の連絡先」フォルダを使います。

・「共有の連絡先」フォルダに登録してあるデータは、どのユーザーからも利用できるのです。

・普通に登録したアドレスは、メインユーザーの連絡先フォルダに入っているので、これを、ドラッグして、入れたいフォルダへ持っていけば、分類できます。

・また、名前とか電子メールアドレスの項目をクリックすると並べ替えができます。クリックする毎に、▽△の表示が変わり、昇順・降順の切り替えができます。

・CTRLキーを押しながら、クリックして複数選択して、一気に分類したいフォルダへドラッグして、移動させることもできます。

・ドラッグするときのコツは、 アイコンをクリックして、ボタンを押したまま、移動先へマウスを動かしていってから、離すことです。

・このようにして、分類したアドレス帳を使う場合は、下記の様にアドレス選択画面で、フォルダを選択します。

 新規メッセージ作成画面で、宛先をクリックして、アドレス帳を呼び出す。

・プルダウンメニューから、フォルダを選択する。

・そうすると、フォルダ内の宛先のみが表示されるので、その中から選んで、宛先をクリックして選択すればよい。

 

3、グループ登録機能の使い方

■ 複数の人に回覧のようにメールを何度も送ることがある場合は、その都度、宛先を複数選択するより、グループ登録するのが便利です。

・上部のアドレス帳をクリックして、アドレス帳を起動します。

・下図のように上部メニューから、ファイル→新しいグループを選択します。

・グループ名を入力します。

・選択をクリックして、送信する宛先を選択します(その場でメールアドレスを登録する場合は新しい連絡先をクリック)。

・左の欄から、メンバーをクリックして選び、選択をクリックして右の欄へ追加していきます。

・選択が終わったら、「OK」をクリックします。

・下図のようにグループ名とメンバーの登録が完了したら、「OK」をクリックします。

・下図のようにグループが追加されます。

・ここでは、右上の閉じるをクリックして画面を閉じます。

・グループの利用

・宛先の選択で、先ほどのグループを選びます。

・宛先にグループ名が入ります。これで、送信すると登録されているグループ全員に同じメールを送ることができます。

 

7、アドレス帳の並べ替えとニックネームの活用